Недавно обратился ко мне один знакомый предприниматель с просьбой проверить коммерческий запрос, написанный по-английски, в японскую компанию, на предмет стилистических и грамматических ошибок. Решил попробовать выйти на контакт с японцами. Язык был неплохой, ошибок тоже не обнаружилось. Но письмо абсолютно никуда не годилось. Вряд ли бы в японской компании расценили это послание, как серьезное предложение. Почему?
- О японской вежливости ходят легенды. Выбор коммуникативного стиля беседы зависит от статуса и положения человека с которым говоришь. При составлении письма японцу лучше выбирать стиль вежливости выше, чем вы использовали бы в разговоре с этим человеком.
- Даже жесты, которые используются в разговоре по отношению к статусному лицу на письме заменяются вежливыми фразами и соответствующими клише.
- Если вы пишете письмо в первый раз, надо обязательно извиниться. Типичная фраза в начале письма: прошу простить за неожиданное письмо.
- Нужно придерживаться определенной структуры письма.
- Вступительная часть с обращением, приветствием и извинением. Отсутствие должности и вежливого обращения приравнивается к оскорблению.
- Основная часть с обозначением повода, по которому вы пишите письмо и сутью вашего письма. Сначала требуется кратко изложить суть письма, и только потом вдаваться в подробности. Обязательно печатается заголовок письма, причем более крупным шрифтом чем все остальное.
- Заключительная часть с комплиментами и пожеланиями процветания, долголетия и здоровья
- Завершающая часть с датой отправки письма, ФИО, адресом, фамилией и именем получателя письма.
- Обращение в деловых письмах имеет следующий порядок:
- Название фирмы, должность, фамилия, имя
- Есть особенности: печать фирмы располагается на середине названия компании, а печать должностного лица на последнем знаке имени.
- В письме не должно ощущаться никакого давления, никаких призывов к действию, как это принято в американском стиле.
- Если вы хотите вложить в письмо файлы, обязательно упомяните их в письме: «вкладываю в письмо такой-то файл.» На большие размеры файлов требуется спросить разрешения, чем больше файл, тем строже правило.
- Японцы —культура низкого доверия. Для того, чтобы они ответили на ваше письмо, или хотя бы заинтересовались им, нужно предоставить как можно более полную информацию: точные данные о фирме с перечислением всех должностных лиц, биографией главы фирмы, графические и текстовые материалы о выпускаемом ассортименте, особенности продукции по сравнению с продукцией конкурентов, официальные годовые отчеты, брошюры, вырезки из газет с заметками о вашей компании. И желательно на японском языке. Сделать это в электронном послании просто невозможно. Поэтому, если намерения у вас серьезные, лучше отправить письмо обычное. Так будет солидней.
- Слов с отрицательным смыслом: кончаться, терять, проиграть, лучше избегать. Японцы считают, что такие слова, написанные на бумаге, могут материализоваться,
- Перевод должен быть качественным и профессиональным, на хорошей бумаге, чтобы не создать неблагоприятного впечатления.
- Особого внимания требует конверт:
- Имя адресата пишется более крупными буквами чем адрес в центре конверта. Должность пишется левее имени более мелкими буквами.
- А вот имя отправителя пишется не на лицевой стороне конверта, а на обратной и только имя без должности, что призвано подчеркнуть статус получателя.
- Это всего лишь общие рекомендации. А сколько еще нюансов в переписке с Востоком! Господа предприниматели, не экспериментируйте. Написать письмо по-японски — целое искусство. И лучше всего обращаться к специалистам-переводчикам, имеющим дело с японским языком.
P.S прочитать, почему не отвечают на письма китайцы http://tri-k.ru/college/china_per/
чем отличаются иранские коммерческие предложения можно здесь: http://tri-k.ru/college/kak-nauchitsya-pisat-effektivnye-kommercheskie-predlozheniya/
